Informationsmanagement mit GRIPS

Unsere Gesellschaft befindet sich im Wandel von der Industrie- zur Informationsgesellschaft. Dies zeigt sich auch im Bereich der Technischen Dokumentation: Die Geräte werden immer komplexer und dadurch steigt die Menge der Informationen für Produktion, Bedienung, Instandsetzung, Instandhaltung u. v. m.

Modernes Informationsmanagement beschäftigt sich aus diesem Grund mit der Planung, Organisation, Koordination und Kontrolle der Informationen. So werden unproduktive Arbeitsvorgänge bei der Eingabe und die umständliche Suche nach Informationen vermieden. Durch die vom Layout getrennte Datenhaltung wird das Publizieren in verschiedenen Medien möglich und die Granulierung der Daten sorgt für die Wiederverwendbarkeit der Informationen für unterschiedliche Zielgruppen.

CONDOK nutzt die Funktionen des Globalen Redaktions- und Informations-Planungs-Systems GRIPS zur Erstellung von IETD auf Basis von Standard-Internet-Technologien bzw. gemäß S1000D™.

GRIPS

Vorteile des GRIPS-Informationsmanagementsystems
  • Client-Server-Applikation
  • Zukunftssicheres Speichern der Daten durch SGML-Standard
  • Zentrale Ablage der Informationen in einer Datenbank (MS SQL bzw. Oracle)
  • Einheitliche Struktur der Informationen (Festlegung durch DTD und Informationstypen)
  • Automatisches Setzen und Aktualisieren von Querverweisen/Verlinkungen
  • Hohe Wiederverwendbarkeit von Informationen durch feine Strukturierung und effiziente Ablage
  • Publizieren in verschiedenen Medien aus einem Datenbestand durch klare Trennung von Inhalt und Layout
  • Einheitliche Erstellungsumgebung für alle Publikationen durch die Exportmöglichkeiten des Systems
  • Einfache Integration des Terminologiesystems TermStar
  • Integrierter SGML-Editor, für den keine weiteren Lizenzgebühren anfallen
  • Volltextsuche über den gesamten Datenbestand
  • Workflow-Unterstützung für Erstellung, Übersetzung und Publikation
  • Einfache Integration in den Übersetzungsprozess mit Translation Memory Systemen wie Transit.
  • Automatisiertes Layouten (kein erneutes Layouten nach der Übersetzung)
  • Weitere Vorteile finden Sie auf den Herstellerseiten der STAR AG unter www.star-grips.com

Die Erfahrung hat gezeigt, dass die Neustrukturierung der Daten zur kritischen Auseinandersetzung mit den zu dokumentierenden Inhalten führt, so dass doppelte, fehlerhafte und unvollständige Daten gezielt aufgedeckt und beseitigt werden können.

GRIPS und Sprachen

Wer kennt nicht das rechteckige Kästchen in einem Dokument, das vermuten lässt, dass sich hier einmal ein Sonderzeichen befunden hat? Derartige Probleme gehören mit GRIPS der Vergangenheit an, da GRIPS als Datenformat SGML verwendet. GRIPS kennt in Hinsicht auf Sprachen kaum Einschränkungen – die Publikation auf Griechisch, Japanisch etc. erfolgt genauso problemlos wie auf Deutsch oder Englisch.

GRIPS integriert sich in den Ablauf des Übersetzungsprozesses. Es ist jederzeit ersichtlich, welche Informationen bereits als Übersetzungsauftrag publiziert wurden oder bereits als Übersetzung vorliegen. Hierbei werden die Änderungen in der Quellsprache berücksichtigt, so dass bei einem erneuten Übersetzungsauftrag nur die geänderten Informationseinheiten in den Übersetzungsprozess gelangen.

Durch die Trennung von Inhalt und Layout entfällt das erneute Layouten einer Übersetzung. Die übersetzten Daten werden in das GRIPS-System importiert und in kürzester Zeit mit dem gewünschten Publikationstyp (Papier, intelligentes PDF, HTML, S1000D™, etc.) exportiert. Länderspezifische Anpassungen wie z. B. das Ändern der Datumsformate, Zahlenformate etc. werden automatisiert vom Export realisiert.

Die Wiederverwendung der Informationseinheiten bei Variantendokumentationen wirkt sich auch auf den Übersetzungsprozess und die damit verbundenen Kosten positiv aus: Bereits übersetzte Informationen werden vom System erkannt und nicht erneut in den Übersetzungsauftrag übernommen.

Variantendokumentation

Produktfamilien und Varianten bieten nicht nur bei der Fertigung die Möglichkeit zur Kostenersparnis. Um auch die Informationen mehrfach zu verwenden, müssen diese entsprechend granular aufbereitet werden. Die Schwierigkeit liegt hier in der sinnvollen Ablage dieser Daten und der Möglichkeit, diese im System schnell zu finden. Zusätzlich müssen Automatismen dafür sorgen, dass sich die Änderungen in einer mehrfach verwendeten Informationseinheit automatisch auf alle Dokumentationen auswirken.

GRIPS bietet eine übersichtliche Datenablage für die gesamte Dokumentation, bei der Informationen lediglich verlinkt und nie kopiert werden. So behält der Benutzer den Überblick über die Variantendokumentation. Bei Abweichungen erhält der Redakteur die Möglichkeit, diese Verlinkungen aufzulösen und spezifische Änderungen vorzunehmen.

Diese Technik wirkt sich auch besonders positiv auf den Übersetzungsprozess aus, da bereits übersetzte Einheiten nicht erneut in den Übersetzungsprozess gelangen, sondern durch die Mehrfachverwendung bereits als übersetzt erkannt werden. Die verschiedenen Sprachen der Dokumentation befinden sich auf der Sprachen-Achse der GRIPS-Navigation.

IETD mit GRIPS

Für die Erstellung von Interaktiver Elektronischer Technischer Dokumentation (IETD) bietet das GRIPS-System eine Reihe von Vorteilen:

  • Geringe Einarbeitungszeit für Redakteure ohne SGML-Kenntnisse durch Vereinfachung der Dateneingabe und Datentypen (weitgehende Automatisierung)
  • Qualitätsverbesserung der Dokumentation durch Vereinheitlichung von Inhalt und Aufbau (auch handbuchübergreifend)
  • Gleichzeitiges Bearbeiten eines Projektes durch mehrere Mitarbeiter (Server-Client-Struktur)
  • Integriertes QS-System
  • Informationsablage unabhängig von Ausgabe-DTDs
  • Schnelles und effizientes Reagieren auf neue Ausgabestandards bzw. Versionen durch programmierbare Export-Schnittstellen
  • Komfortable Link-Verwaltung und Überprüfung
  • Automatisches Erzeugen von geforderten Dateien (DDN, DMRL, IRL, LOI, TOC, LOAP etc.) für S1000D™-Projekte
  • Intuitive Navigation und Recherche im gesamten Datenbestand bzw. in ausgewählten Bereichen
  • Umfangreiche Adressierungsmöglichkeiten der Informationen (Hardware, Informationstyp, Sprache, Variante ...)
  • Übergreifend nutzbarer Informationsbestand
  • Benutzerfreundliche Darstellung aller Informationen bereits während der Erstellung durch das GRIPS-Preview.
IETD-Preview/S1000D™-Preview mit GRIPS

Bei der modularen Erstellung von Informationen (wie es auch bei der S1000D™ der Fall ist), werden die Informationen in kleine Einheiten aufgeteilt, um eine Wiederverwendbarkeit der Daten zu gewährleisten.

Diese Granularität hat allerdings auch einen Nachteil: Für den Redakteur wird es immer schwerer, die gesamte Dokumentation im Blickfeld zu behalten. Häufig müssen die Daten erst aufwendig aus dem Erstellungssystem exportiert werden oder in ein Zielsystem importiert werden, bevor man das große Ganze bewerten kann. Mit GRIPS erhält der Redakteur sofort die Möglichkeit, alle Informationen in der Gesamtstruktur zu betrachten und auch alle Funktionalitäten einer IETD (Verlinkungen, Hotspots etc.) zu kontrollieren.

S1000D™ mit GRIPS

Die DTDs der S1000D™ besitzen sehr komplexe Strukturen und sind auf den ersten Blick schwer zu überschauen. Jedes S1000D™-Datenmodul besteht aus einem Status- und einem Inhaltsteil. Der Statusteil beinhaltet Statusinformationen wie z. B. DMC, Sprache, Version, Sicherheitseinstufung usw. und muss bei jedem Datenmodul befüllt sein.

Die Umsetzung der S1000D™ erfordert eine umfangreiche Einarbeitung in diese komplexe Materie und die Berücksichtigung vorgegebener Spezifikationen. Ein Informationsmanagement-System wie GRIPS hilft dem Redakteur, damit er sich wieder auf den wichtigsten Bestandteil der Dokumentation konzentrieren kann: den Inhalt.

Zwar erleichtert die Modularisierung der Informationen das Wiederverwenden bestehender Informationseinheiten, aber durch die Vielzahl der Datenmodule geht auch schnell der Überblick verloren. Die Navigationsmatrix im GRIPS-System schafft hier Abhilfe. Durch das Anlegen einer Hardware- und einer Informationsachse, auf denen die Geräte- und die Informationsstruktur abgelegt werden, kann per Mausklick die gewünschte Informationseinheit selektiert werden – nichts geht verloren, alles wird schnell gefunden.

Bei manueller Eingabe des eindeutigen Kenners für ein Datenmodul (DMC) oder eine Abbildung (ICN) kann es schnell zu Schreibfehlern kommen. Als Folge wird der entsprechende Querverweis (Hyperlink) der IETD nicht korrekt umgesetzt und liefert nicht die gewünschte Funktionalität. GRIPS schafft hier Abhilfe und unterstützt den Technischen Redakteur bei der Arbeit: Querverweise werden per Mausklick gesetzt und die Verknüpfungsinformationen werden automatisch vom System übernommen. Die verknüpften Informationen werden überwacht und können nicht unbewusst gelöscht werden.

GRIPS-Import

Die Schnittstellen des GRIPS-Systems sind leicht auf die notwendigen Situationen anpassbar.

So hat CONDOK einen Import realisiert, der dem Redakteur die Ersatzteildaten aus der S2000M-Software in GRIPS zur Verfügung stellt. Durch dieses Vorgehen erhält der Redakteur alle notwendigen Daten in einem System und kann entsprechende Automatismen verwenden, um die Informationen logisch miteinander zu verknüpfen.

Häufig liegen Materialgrundlagen in MS Word® bzw. Adobe FrameMaker® vor. Um diese Informationen zu übernehmen, werden die entsprechenden Dokumente aufbereitet, transformiert und in das System übernommen.

Beim Import von S1000D™-Daten können vom System umfangreiche Kontrollen vorgenommen werden. Das Erfüllen der DTD ist in der Regel nicht ausreichend. Redaktionsleitfäden legen hier genauere Spezifikationen fest, deren Erfüllung durch automatisierte Kontrollen mit entsprechenden Protokollen realisiert wird.

Diese Richtlinien werden auch beim Datenexport berücksichtigt.

GRIPS-Export

Die Daten in GRIPS stellen einen Informationspool dar, aus dem man die gewünschten Daten zu einer Publikation zusammenstellt. Hierbei kann die Information zielgruppengerecht selektiert werden, ohne Informationen hin- und her zu kopieren.

Durch den Export kann man diverse Anforderungen aus einem Datenbestand erfüllen:

  • Verschiedene Medien (Papier, CD-ROM, WWW etc.)
  • Dokumentation für verschieden Zielgruppen
  • Verschiedene Versionen der S1000D™
  • Verschiedene, projektspezifische Redaktionsleitfäden, Guidance-Dokumente, Business-Rules